Командировочные расходы директора единственного учредителя. Командировка директора (руководителя) организации

Порядок оформления командировки в 2020 году актуален в связи с отменой в 2020 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

• старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
• проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
• поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
• открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в .

Оформление командировки руководителя (директора) в 2020 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание с работниками, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы

Документы, которыми в 2020 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

• при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
• в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

• расходов, связанных с поездкой ( , проезда и т.п.);
• использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
• служебной записки о периоде поездки.

Приказ

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо , командировочного удостоверения, . На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

• В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
• В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
• Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
• Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

Это необходимо для корректного расчета суммы .

Пример служебной записки:

Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

• на проезд;
• на аренду жилья;
• суточные расходы на проживание;
• другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или .

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или .

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

У организации заключен договор гражданско-правового характера на оказание услуг с физическим лицом. В связи с производственной необходимостью решено направить «гэпэдэшника» в командировку. Однако кадровый специалист сомневается, возможно ли направить в командировку внештатного сотрудника организации. Поможем кадровику разобраться в сложившейся ситуации.

Командировка только для работников организации

Командировка – это служебная поездка работника, связанная с выполнением им служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (ст. 166 ТК РФ).

Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Порядок возмещения расходов по договорам ГПХ нужно согласовать

На практике бывает, что исполнителя по гражданско-правовому договору нужно направить в другую местность для выполнения поручения. В таком случае условия, на которых состоится поездка, нужно прописать в договоре (ст. 450 ГК РФ). В том числе, в дополнительном соглашении с исполнителем нужно установить порядок возмещения его затрат на деловую поездку. Понятно, что оформлять приказ на командировку при отправке в служебную поездку внештатного сотрудника не нужно.
К затратам исполнителя, могут относиться, например, расходы на.

Известно, что можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

• Ф.И.О. сотрудника;
• его табельный номер;
• должность;
• подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
• путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
• место назначения.

К приказу прилагается документ - основание командировки или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

700 руб. в день - при выездах в пределах территории РФ.

2500 руб. в день - при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

• решения производственных вопросов,
• переговоров о возможном сотрудничестве,
• установления деловых контактов,
• исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

• почему не удалось выполнить служебное задание,
• каков результат поездки,
• чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

• проведения ключевых переговоров с партнерами,
• участия в официальных мероприятиях,
• с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

• проведение переговоров с ООО «Комплект»;
• демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
• участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
• проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
• участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
• выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
• обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
• повышение профессионального уровня;
• ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

• подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
• участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
• проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

1. Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

Планируемый результат:

• установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
• довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
• договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

Планируемый результат:

• Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
• Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

• проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
• заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
• расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
• участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
• обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
• обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
• организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

• встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
• визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
• переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
• встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

• проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
• контроль за работой филиала компании,
• участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
• предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

• проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
• установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
• заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
• согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Поездки работников, занятых на производстве

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

• монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
• установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
• гарантийное обслуживание станка «А-2»,
• регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
• внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
• профилактика оборудования.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

• доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
• получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
• ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
• техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

Заключение

Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.

Учредитель предоставил квитанцию от нотариуса, он не является сотрудником. Компания возместила ему понесенные расходы путем перечисления с расчетный счет. Куда подколоть квитанцию и нужно ли учредителю писать заявление на возмещение расходов понесенных?

Ответ

Компенсировать произведенные расходы учредителю можно только за счет чистой прибыли. Для использования чистой прибыли необходимо решение участников общества.

Квитанцию от нотариуса храните вместе с другими первичными документами.

Как использовать чистую прибыль

Документальное оформление

В ООО решение о распределении чистой прибыли оформляется протоколом общего собрания участников* ( , Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Обязательных требований к протоколу общего собрания участников ООО в законодательстве нет. Но есть реквизиты, которые лучше указать. Это номер и дата протокола, место и дата проведения собрания, вопросы повестки дня, подписи участников.

Пример оформления протокола общего собрания участников ООО. Решение о расходовании чистой прибыли на выплату дивидендов

Уставом ООО «Торговая фирма "Гермес"» предусмотрено, что организация выплачивает дивиденды ежеквартально. По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль «Гермеса» составила 50 000 руб. На общем собрании участников, которое состоялось 15 апреля 2014 года, было решено направить всю эту сумму на выплату дивидендов. Решение было принято единогласно. По результатам составлен общего собрания участников.

Вопрос аудитору

Учредитель не является сотрудником организации, однако периодически совершает поездки в другие города в интересах компании. Можно ли в такой ситуации оплачивать ему командировочные расходы – суточные, проезд, проживание? Как учитывать эти средства в целях налогообложения?

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Из этого определения следует, что командировать можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Если такого договора нет, направление в командировку и предоставление связанных с этим гарантий (оплата проезда, проживания, суточные) не производится.

В указанной ситуации с учредителем можно заключать гражданско-правовой договор на период командировки, предметом которого будут какие-либо услуги учредителя (например, проведение переговоров, изучение рынка, посещение выставок и т.п.).

При заключении договора необходимо установить вознаграждение, которое можно будет учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 21 ст. 255 НК РФ). Кроме того, начислить на него страховые взносы (ст. 420 НК РФ) и удержать НДФЛ (ст. 208-209 НК РФ).

При этом поездку нельзя оформить как командировку, но можно в договоре установить компенсацию расходов, связанных с его исполнением, – оплату проезда и проживания. Суточные в рамках гражданско-правовых отношений платить не нужно, такие суммы будут признаны контролирующими органами вознаграждением со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Что касается возмещаемых расходов на проезд и проживание, их можно учесть при исчислении налога на прибыль, но при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 НК РФ). При этом мы рекомендуем учитывать такие расходы не в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а в качестве прочих по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

В отношении НДФЛ ситуация складывается следующим образом. Выплаты в рамках гражданско-правового договора контролирующие органы признают вознаграждением и предлагают включать в налоговую базу (письма Минфина России от 24.02.2016 № 03-04-05/10023 , от 05.11.2013 № 03-03-06/4/47090). Однако исполнители по гражданско-правовым договорам имеют право на профессиональный налоговый вычет в виде сумм, подтвержденных документами (п. 2 ст. 221 НК РФ). Поэтому если расходы на проживание и питание будут подтверждены документально, из налоговой базы по НДФЛ суммы этих расходов можно вычесть (письмо Минфина России от 26.11.2018 № 03-03-06/2/85248).

Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в числе прочего с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по гражданско-правовым договорам (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Эта норма позволяет возмещение расходов в рассматриваемой ситуации не включать в базу обложения страховыми взносами (см. письмо Минфина России