Часто в служебных целях бывает необходимо направить сотрудника за границу. Существуют свои особенности для командировок в государства СНГ и страны ЕАЭС (Армению, Беларусь, Кыргызстан, Казахстан и др.). Работодатель должен понимать, какие документы нужно оформить для поездки в страну безвизового режима с Россией, знать ответы на прочие вопросы, например, какими будут при поездке в Казахстан или, если предстоит командировка по Беларуси, суточные.
Размер суточных для загранкомандировок
Любая поездка работника должна быть оформлена правильно, это предотвратит возможные претензии налоговых органов. В организации разрабатывают внутренний документ (положение, приказ), регламентирующий порядок оформления командировок. Он не обязателен, но удобен, если в нем подробно расписаны все особенности (например, размер суточных для разных стран и какие именно расходы компенсируются).
Суточные – это компенсация работнику расходов при проживании вне постоянного места жительства (ст.168 Трудового кодекса РФ). Организация вправе установить любой размер суточных. Однако, есть следующая тонкость - с сумм превышения установленных норм по Налоговому кодексу предприятие начислит:
НДФЛ (в общем случае 13%);
страховые взносы (в ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%).
Установленные законом нормы составляют (п. 3 ст.217, п.2 ст.422 НК РФ):
700 рублей для поездок по России;
2500 рублей для командировки за рубеж.
Российское законодательство постоянно меняется, но будут ли установлены новые необлагаемые суточные при командировке в Беларусь в 2019, нормы для командировок в другие зарубежные страны, пока неизвестно.
Компания может установить свой размер суточных для поездки в каждую страну. При однодневной зарубежной поездке суточные составляют 50 % от установленных сумм (п.19 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ 13.10.2008 № 749).
Пример
ООО «Полет» направило своего сотрудника Васильева А.П. в командировку в Казахстан. На предприятии утверждено Положение о командировках, в котором указано: «командировка в Казахстан - суточные (2019 год) установить в размере 3000 рублей за каждый день пребывания за рубежом». В Казахстане Васильев А.П. пробыл 2 дня.
При утверждении авансового отчета бухгалтер ООО «Полет» произвел следующие расчеты:
2 дня х 3000 = 6000 рублей - начислены суточные за дни пребывания в Казахстане,
2 дня х 2500 = 5000 рублей – установленная НК РФ норма для целей НДФЛ по суточным в загранкомандировках,
6000 – 5000 = 1000 рублей – сумма превышения фактических суточных над нормой,
1000 х 13 % = 130 рублей – начислен НДФЛ для удержания с Васильева А.П.,
1000 х 22 % = 200 рублей – начислены страхвзносы ПФР,
1000 х 2,9% = 29 рублей – начислены взносы ФСС,
1000 х 5,1% = 51 рубль – взносы ФФОМС.
Как рассчитать суточные для загранкомандировок в страны СНГ
Со странами СНГ у России заключены межправительственные соглашения о безвизовом режиме, при котором в загранпаспорт не вносится отметка о пересечении границы. Для правильного расчета суточных дата пересечения границы определяется по проездным билетам.
При расчете необходимо определить количество дней командировки всего, и сколько из них проведено на территории России, а сколько – за границей. Суточные по поездкам в СНГ считают по-особому (п.19 Положения № 749):
даты определяются по проездным документам;
день пересечения границы иностранного государства при въезде считается за день пребывания за рубежом;
день пересечения границы при выезде из чужой страны считается за день командировки в России.
Компания может установить свою методику расчета, но для целей включения суточных в расходы по налогу на прибыль стоит руководствоваться общим порядком.
Пример
ООО «Краски» г. Москва направило своего сотрудника Лотова М.А. в Беларусь в г. Минск. Он выехал из Москвы поездом 18.10.2018 г. в 22.55. Пересек границу и въехал на территорию Беларуси 19.10.2018. Обратно из Минска Лотов выехал 23.10.2018 г. в 08.00 часов, пересек границу и вернулся в Москву в 17.00 часов того же дня. В Положении о командировках ООО «Краски» указало, что при командировках в Беларусь размер суточных 2018 г. равен 2500,00 рублей, для российских поездок суточные – 700 рублей.
Начисляем суточные:
18.10.2018 – день в России,
19.10.2018 – день въезда (день пересечения границы) считается как день за рубежом,
21.10.2018 – 22.10.2018 – дни, проведенные за границей,
23.10.2018 – день выезда (день пересечения границы) считается как день в России.
Итого дней в командировке: 2 дня в России (18.10.2018, 23.10.2018), 3 дня за рубежом (19.10.2018, 21.10.2018, 22.10.2018).
2 дня х 700 рублей = 1400 рублей суточные по территории России,
3 дня х 2500 рублей =7500 рублей суточные по Беларуси.
Всего ООО «Краски» начислило суточных Лотову М.А.:
1400 + 7500 = 8900 рублей.
Для точного подсчета необходимо обращать внимание не только на даты отъезда-приезда, но и на даты/время пересечения границ.
При отсутствии билетов подтвердить даты могут другие документы – путевой лист ТС с чеками заправки по маршруту следования, счета из гостиниц и так далее (п.7 Положения № 749).
В какой валюте выдавать суточные
Организация вправе решить сама, выдаст она аванс на суточные в конвертируемой валюте, валюте страны направления либо в рублях по курсу на день отъезда. Если деньги были выданы в валюте, то после возвращения из командировки сотрудника и составления авансового отчета, суточные и расходы за рубежом в иностранной валюте пересчитываются по курсу Центробанка на дату утверждения авансового отчета (п. 7 и приложение к ПБУ 3/2006).
Пример
ООО «Ива» направило в командировку Карпова П.В. в Казахстан 10.01.2019. В день отъезда Карпову П.В. выдали аванс - суточные в командировке в Казахстан 2019 года в общей сумме 170 000 тенге. Вернувшись, Карпов составил авансовый отчет . Отчет утвержден руководителем 23.01.2019 г.
Курс тенге, установленный Центробанком, на 10.01.2019 - 17,80 руб. за 100 тенге; на 23.01.2019 г.- 18,00 руб. за 100 тенге.
Для учета суточных бухгалтер 10.01.2019 перевела выданный аванс в рубли:
курс: 100 тенге = 17,8 руб., 1 тенге = 0,178 руб.
170 000 х 0,178 = 30260 руб. – выдан аванс на командировку в пересчете на рубли.
На день утверждения авансового отчета 23.01.2019 бухгалтер пересчитала суточные по текущему курсу Центробанка:
аванс выданный в валюте 170 000 тенге, пересчитан на рубли по курсу 23.01.2019,
курс: 100 тенге = 18,0 руб., 1 тенге = 0,18 руб.
170 000 х 0,180 руб. = 30 600 руб. – размер аванса в рублях на дату утверждения отчета.
При этом образуется положительная курсовая разница в размере 340 руб. (30 600 – 30 260).
Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.
Суточные как часть командировочных расходов
Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:
- затраты на проезд к месту командировки и обратно;
- оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
- собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.
То есть суточные - это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.
Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.
Что входит в суточные командировочные расходы
Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.
Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.
За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.
Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».
Размер суточных при командировках
Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.
Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.
По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.
Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.
Выплата суточных расходов при командировке
Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.
Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.
Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.
Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.
Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.
Помимо ТК данные отношения регулируются:
- Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115);
- постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;
- постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18 «Об установлении форм расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании».
Шаг 1. Оформление задания на служебную командировку
Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем. В задании должны содержаться сведения о(об):
- государстве, в которое направляется работник;
- цели командировки;
- времени нахождения за границей;
- плане встреч и переговоров;
- перечне вопросов, подлежащих решению или изучению;
- предмете договора (контракта), условиях поставки, форме и виде платежа (в случае отправления работника для заключения договора (контракта);
- форме письменного отчета по выполнению задания на командировку;
- иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
Шаг 2. Получение согласия работника
Согласие работника оформляется при командировании более чем на 30 календарных дней. Во избежание трудовых споров лучше оформить согласие в письменной форме: проставить специальную запись под текстом приказа (распоряжения) с подписью работника или составить отдельный письменный документ о направлении в командировку с местом для проставления отметки о согласии или несогласии на предложение нанимателя.
Шаг 3. Оформление приказа о направлении в командировку
Приказ является основанием для расчетаи выплаты денежных средств командированным работникам.
Шаг 4. Оформление командировочного удостоверения
При направлении в командировку за границу командировочное удостоверение может не оформляться – факт пребывания в командировке будет подтверждаться приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).
Шаг 5. Выдача аванса командируемому работнику
Аванс выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда сотрудника в командировку на возмещение расходов:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- по найму жилья;
- по проживанию вне места жительства (суточные) – норма установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7;
- иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя.
Кроме того, в случае предоставления оригиналов документов работнику возмещаются следующие расходы (п. 30 Инструкции № 115):
- по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек;
- по получению служебного паспорта, виз;
- по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
- по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.
Справочно
Расходы, связанные с получением служебного паспорта и виз, нанимателем не возмещаются.
Шаг 6. Ознакомление работника
Работника следует ознакомить (форму ознакомления устанавливает наниматель):
- с расчетом на выданный аванс;
- c порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса;
- c ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.
Справочно
Форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.
Шаг 7. Предоставление работником отчетов
Нарушение уполномоченным должностным лицом установленных правил оформления командировки может повлечь привлечение его к дисциплинарной ответственности, а если нарушение также причинит вред работнику – ответственность по ч. 1 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин, а на юридическое лицо – до 100 базовых величин).
Ключевые особенности оплаты командировочных расходов для организаций бюджетной сферы закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008. Данный НПА содержит не только основные определения, но и предельные лимиты на оплату затрат в служебных разъездах.
Определимся с понятием
Однодневная командировка — это направление специалиста компании для выполнения служебного задания в местность, откуда этот работник может возвращаться к месту жительства ежедневно (ст. 166 ТК РФ). Следовательно, к таким разъездам относят не только командировки, которые длятся всего один день, например, для сдачи отчетности в головное учреждение. Но и длительные поездки в места, которые находятся в доступной близости. Например, работнику выгоднее купить обратный билет до места жительства, чем арендовать гостиничный номер.
Отметим, что каких-либо ограничений на расстояния для признания поездок однодневными не установлено. Такое решение принимает руководитель, исходя из экономической целесообразности.
Как оформить
Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:
- (если компания использует документ в работе);
Командировка на один день: как оплачивается
Независимо от продолжительности служебной поездки за работником сохраняется его рабочее место и должность. Также наниматель должен выплатить ему его среднюю заработную плату. Следовательно, при однодневной оплатите:
- Один среднедневной заработок, если СК выпадает на рабочий день.
- Если СК приходится на праздник или выходной день, то оплату производите в соответствии с действующим трудовым законодательством, то есть среднедневной заработок в повышенном размере. Подробнее читайте в материале .
Помимо среднего заработка, оплатите работнику все траты, которые подтверждены документально. Например, оплата проезда, подтвержденная билетами. Также возместите траты, которые работник произвел с разрешения нанимателя.
Ограничения для оплаты командировочных расходов учреждение устанавливает самостоятельно. Причем такие показатели должны быть закреплены в отдельном локальном распоряжении руководства организации.
Как оплачивать суточные
Суточные при однодневных командировках в 2019 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.
Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:
- Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
- Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.
Взамен суточных работнику могут быть возмещены иные расходы, произведенные в поездке. Например, траты на питание. Размер таких «замещающих» выплат не ограничены. Однако действуют исключения при налогообложении.
Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день.
Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.
В текущем 2020 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.
Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет
Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:
- находятся в декрете;
- имеют оформленные ученические договорные соглашения;
- состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
- являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.
Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.
В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам :
- женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
- у которых есть ребенок-инвалид;
- если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
- с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.
Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.
Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.
Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.
Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.
Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации . Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.
Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.
Загрузка...
